Por que o Growth OS existe
Um cirurgião não perde receita por falta de paciente interessado — perde por falta de disciplina no meio do caminho: contato que não acontece a tempo, retorno que ninguém lembra de fazer, decisão de qualificação que muda dependendo de quem está atendendo naquele dia.
O Growth OS existe para tirar essa disciplina da memória de uma pessoa só e colocar no sistema. Cada tela deste playbook resolve uma dessas falhas específicas — não é burocracia por burocracia, é a diferença entre um lead esfriar sem ninguém notar ou o sistema avisar sozinho.
Este playbook é para quem opera o CRM no dia a dia: CRC e secretária(o) de cada cirurgião. A Matriz (seção 1) é o único ponto exclusivo da Holistic Health — as demais telas são as que você vai usar todos os dias.
1 Matriz — exclusivo da Holistic Health
Você não vai operar esta tela. Entenda por que ela existe.
🔒 Acesso restrito à Holistic Health
Racional
A Holistic Health criou e opera o Growth OS para uma carteira de cirurgiões, não para um cliente só. A Matriz é onde a agência acompanha todos os cirurgiões ao mesmo tempo, compara desempenho entre eles, e entra na conta de cada um quando precisa dar suporte — sem que os dados de um cirurgião apareçam para outro. Você, como CRC de um cirurgião específico, nunca verá esta tela — seu acesso já abre direto no CRM do seu cirurgião.
1Trocar de cliente
2Lista de clientes
- No canto superior direito, a agência troca de cliente por esse seletor — é assim que ela "entra" na conta da Dra. Letícia, do Dr. Wuilker, etc., para acompanhar ou dar suporte.
- A lista de "Clientes" mostra, de cada cirurgião: leads, agendamentos, conversão, investimento e quantos usuários (você incluída) têm acesso àquela conta.
- Os cartões no topo (Oportunidades, Cirurgias fechadas, Faturamento, Médicos, Investido) somam a carteira inteira da agência — não um cirurgião só. É o número que sustenta a conversa da Holistic Health com o mercado sobre o tamanho da operação.
Enquanto nenhum cliente estiver selecionado, a agência está no modo "todos os clientes" — Dashboard, Indicadores, CRM e Configurações ficam bloqueados de propósito, para nunca misturar dado de um cirurgião com o de outro.
2 CRM — Kanban
O funil visual. Cada card é um lead; cada coluna, uma etapa real do processo.
Racional
Cada etapa aqui representa um evento real que já aconteceu com o paciente — não um sentimento de "acho que está avançando". Isso é o que permite comparar o funil de um cirurgião com o de outro na Matriz, e o que dá ao próprio cirurgião confiança de que o número que ele vê reflete o que de fato aconteceu com cada paciente da sua agenda.
1Abas de funil
2Filtros
3Novo Lead
4Clique no card para abrir
- Existem três funis: Pré-vendas (do lead novo até a consulta), Cirurgias (da indicação até o pós-operatório) e Relacionamento (mensagens depois do tratamento). Cada aba é um pedaço diferente da jornada do mesmo paciente.
- Os filtros no topo (médico, origem, etapa, campanha, conjunto, anúncio, período) restringem o que aparece no quadro — use quando estiver procurando um grupo específico de leads, não o paciente de um em um.
- "Novo Lead" cadastra o paciente manualmente. Hoje isso é a regra, não a exceção — as campanhas que a agência gerencia são voltadas para mensagens no WhatsApp, então o lead nasce da conversa, não de um formulário que já integra sozinho com o sistema. Preencha origem, campanha e procedimento com atenção — sem integração automática, esse registro é a única fonte confiável desses dados.
- Clique em qualquer card para abrir o detalhe completo do lead (seção 3) — é lá que a maior parte do seu trabalho acontece.
- Arraste o card entre colunas quando a etapa mudar de verdade. Ao arrastar para "Agendado", o sistema abre o formulário de agendamento na hora — você não move o card e cria o agendamento depois, separado.
Forma correta: arraste o card só quando a mudança de etapa for real. Se for só "vou tentar de novo", registre uma atividade (seção 3) em vez de mover o card.
3 Detalhe do lead — registrar atividade
É aqui que a CRC trabalha o dia a dia — nunca movendo card manualmente para "contar" tentativa.
Racional
A cadência de contato existe porque memória humana falha — depois de 20 leads no mesmo dia, é impossível lembrar quem já foi chamado 3 vezes e quem foi chamado 1. O sistema calcula sozinho quantas tentativas já foram feitas e quando é a próxima, contando tentativa real de contato, não card movido. Isso protege o paciente de ser esquecido, e protege você de perder a régua de cada lead na cabeça.
1WhatsApp / Editar
2Cadência atrasada
3Registrar atividade
- O botão "WhatsApp" abre a conversa direto com o telefone do lead — não precisa copiar número. "Editar" muda dado cadastral (nome, telefone, origem, procedimento, médico).
- O aviso vermelho "Tentativa de contato N de 6 — atrasado" é calculado sozinho pelo sistema — nunca aparece por escolha de ninguém. Depois da 6ª tentativa sem resposta, o sistema entende que esgotou a régua.
- Para registrar, escolha o tipo (Ligação, WhatsApp, E-mail, Presencial, Nota) e o desfecho (Atendeu, Não atendeu, Retornar depois, Sem desfecho).
- Marque "O paciente respondeu de verdade" só quando ele realmente respondeu — não quando você só enviou a mensagem. Essa marcação é o que zera a régua de tentativas e vira "Contato Efetivo" nos relatórios.
- Quem decide quando é a próxima tentativa é a cadência automática — não é opcional, e não é a CRC quem escolhe. "Próximo contato" é um campo separado, só para exceção real (ex.: o paciente pediu para ser chamado numa data específica, fora da régua padrão) — os dois aparecem no painel de pendências, mas por razões diferentes.
Errado: mover o card para "Follow-up" só para "lembrar de tentar de novo". Certo: registrar a atividade aqui — o card só muda quando a etapa muda de verdade.
4 Padrões, Convênio e Indicação Cirúrgica
Três blocos que o sistema calcula ou trava — não são campos de preenchimento livre.
Racional
Sem critério objetivo, "lead qualificado" vira uma palavra que cada CRC usa do seu jeito — uma acha qualificado quem demonstrou interesse, outra só quem já perguntou preço. Os 4 padrões tiram essa subjetividade: você preenche fato (o paciente tem o perfil clínico? sabe o investimento? é quem decide? tem prazo?), e o sistema decide se está qualificado. Isso é o que dá ao cirurgião um número em que ele pode confiar quando comparar mês a mês.
1Padrões de Qualificação
2Convênio
3Indicação Cirúrgica
- Padrão 2 — Elegibilidade Clínica: o paciente tem perfil para o procedimento (idade, região, tipo de caso)? Apto ou Inapto.
- Padrão 3 — Investimento Informado: o paciente já foi informado do valor e reagiu? Sim ou Não.
- Padrão 4 — Decisor e Horizonte: quem decide é o próprio paciente, um terceiro identificado, ou ainda não se sabe? E em quanto tempo ele pretende decidir — até 30 dias, 30–90, 90+, ou indefinido?
- O selo no topo ("Qualificado" ou "Em Qualificação") muda sozinho conforme você preenche esses campos — não existe opção de marcar "Qualificado" direto.
- Convênio: selecione o convênio do paciente na lista do cirurgião. Se ele não atender aquele convênio, o sistema guia até perguntar se o paciente quer seguir como particular — e se não quiser, já direciona para perda com o motivo certo.
- Indicação Cirúrgica: Sim/Não — separado do financeiro de propósito. Um lead pode estar "Ganho" (consulta paga) sem indicação ainda, aguardando retorno com exames. Marcar "Sim" entra o lead automaticamente no funil de Cirurgias, na primeira etapa.
A captura desta seção ainda mostra "Portões" — nome antigo, antes da renomeação para "Padrões". O sistema já está atualizado; a imagem será trocada na próxima rodada de capturas.
5 CRM — Lista
A mesma base de leads, em tabela — melhor para escanear volume e trocar etapa rápido.
Racional
O Kanban é ótimo para acompanhar poucos leads de perto; quando a base cresce, contar card por card em cada coluna não funciona mais. A Lista existe para você bater o olho no volume de uma vez — quantos estão em cada categoria, o que precisa de ação, sem depender de rolar as colunas do Kanban lateralmente.
1Resumo por categoria
2Trocar etapa direto na linha
3Editar / Arquivar
- A faixa colorida no topo mostra quantos leads existem em cada categoria (Lead Recebido, Contato Realizado, Consulta Agendada, Compareceu, Proposta Enviada, Fechado, Perdido) — sempre a visão de conjunto, mesmo filtrando por só uma.
- O menu de "Etapa" em cada linha troca o lead de etapa sem precisar abrir o card — útil para ajuste rápido, mas use só quando a mudança for real, mesma regra do Kanban.
- Use o ícone de lápis para editar o lead por completo (mesmos campos do detalhe), ou o de arquivar para leads que saíram da base (número errado, duplicado, não é o público do cirurgião).
- Os mesmos filtros do Kanban (médico, origem, campanha, período) funcionam aqui, junto com a paginação no fim da tabela para bases grandes.
6 Agendamentos
Volume de consultas — quantas, em qual status, no período escolhido.
Racional
Um agendamento que existe só na cabeça da CRC (ou só no card movido no Kanban) não serve para o cirurgião planejar a agenda nem para a agência medir taxa de comparecimento de verdade. Esta tela só mostra o que foi criado como agendamento de fato — é o espelho real da agenda, não uma estimativa.
1Diário / Semanal / Mensal
2Status do agendamento
- Troque entre Diário, Semanal e Mensal para mudar a janela de tempo.
- Cada cartão de status (Agendado, Confirmado, Compareceu, Faltou, Remarcado, Cancelado com aviso, Cancelado sem aviso) vem do status real do agendamento — não é um número digitado.
- O status do agendamento é atualizado dentro do próprio card do lead, quando você registra o desfecho da consulta — não existe um lugar separado só para isso.
Um agendamento só existe aqui se foi criado de verdade a partir de um lead movido para "Agendado" no Kanban — arrastar o card sem criar o agendamento deixa o número desencontrado.
7 Dashboard
Visão executiva do comercial — investimento, leads, funil de vendas.
Racional
O cirurgião não precisa (nem quer) abrir o Kanban para saber se o mês está indo bem. O Dashboard traduz o trabalho de registro que você faz lá em números executivos — quanto custou trazer cada lead, quantos avançaram, onde o funil está travando. Todo cuidado que você tem ao registrar atividade e portão certo é o que faz esse número ser confiável.
1Período
2Investimento e Captação
3Funil de Vendas
- Escolha o período no topo (7 dias, 30 dias, mês atual, mês anterior, ou personalizado) — todos os blocos da tela seguem essa mesma janela.
- Investimento e Leads Recebidos vêm da sincronização com a Meta e do CRM — não precisam de lançamento manual. Há dois CPLs lado a lado: o CPL de Mídia Paga (investimento ÷ só leads com origem "Mídia Paga" — o custo real do anúncio) e o CPL Geral (investimento ÷ todos os leads, inclusive orgânico e indicação — mostra o efeito dessas origens no custo médio). A meta de CPL de Configurações → Metas é comparada com o Geral.
- "Leads por Origem" mostra de onde vieram — mídia paga, orgânico, indicação — para o cirurgião decidir onde vale investir mais.
- Role a página para ver o Funil de Vendas (meta x realizado por etapa), o Ranking por Médico (quando o cliente tem mais de um profissional) e as métricas qualitativas: ciclo de vendas real, taxa de qualificação, receita por lead qualificado.
8 Indicadores
Financeiro de tratamento — nasce sozinho quando o lead fecha de verdade.
Racional
Financeiro digitado por fora do fluxo é onde a maioria dos CRMs perde a confiança do cliente — o valor que aparece no relatório nunca bate com o que o financeiro do consultório fechou. Aqui a receita nasce do próprio evento (agendamento pago, lead fechado) — o registro manual existe só para a exceção genuína, não para o caminho normal.
1Registro manual
2Total Fechado / Em Aberto / Perdido
3Editar / Excluir registro
- Consultas e fechamentos entram sozinhos, a partir do agendamento ou do lead — nunca digite o valor aqui primeiro.
- Use "Registro manual" só para exceção — um caso que não passou pelo fluxo normal e precisa de correção.
- A tabela abaixo lista cada registro, com paciente, médico, procedimento, valor total, forma de pagamento, status e data — use os ícones de ação para editar ou remover um registro específico.
- Escolha o período no topo para restringir a tabela e os quatro cartões (Total Fechado, Em Aberto, Perdido, Ticket Médio) a uma janela específica.
Se um lead está "Ganho" no CRM mas não aparece aqui com receita, algo ficou fora do fluxo normal — é exatamente o tipo de caso que o alerta "Ganho sem receita registrada" avisa sozinho.
9 Configurações — Médicos
Cadastro base do cliente selecionado — médicos, origens, motivos de perda, procedimentos, convênios.
Racional
Origem, motivo de perda, procedimento e convênio parecem campo de texto livre, mas não são — se cada CRC digitasse do seu jeito ("perdeu contato" / "não retornou" / "sem resposta" seriam três motivos diferentes para a mesma coisa), nenhum relatório serviria para comparar nada. Cadastrar aqui uma vez, escolher da lista no dia a dia, é o que mantém o dado comparável mês a mês e entre médicos.
1Abas de cadastro
2Novo Médico
3Ativo / Editar
- Cada aba é um cadastro diferente do mesmo cliente selecionado — Médicos, Origens, Motivos de Perda, Procedimentos, Convênios, Metas Mensais, Histórico, Alertas, Parâmetros.
- Cadastre o médico com nome e especialidade antes de vinculá-lo a leads e agendamentos — sem isso, o campo "Médico" no formulário de lead fica vazio.
- O interruptor "Ativo" desliga um médico sem apagar o histórico dele — use quando um profissional sai da clínica, mas os leads antigos dele continuam nos relatórios.
- Use o ícone de lápis para corrigir nome ou especialidade depois de cadastrado. Origens, Motivos de Perda, Procedimentos e Convênios seguem a mesma lógica — adicionar, ativar/desativar, editar.
10 Configurações — Funis
Aqui é onde se edita a estrutura das etapas — mudança rara e estrutural, pense antes de apagar.
Racional
O funil não é decoração — cada etapa tem uma categoria por trás ("conta como") que alimenta todos os relatórios deste playbook. Uma etapa nova só faz sentido quando representa uma posição real e diferente na jornada do paciente — não quando é só "quero controlar quantas vezes eu tentei", que já tem lugar certo: a cadência automática (seção 3), não uma coluna extra no Kanban.
1Sub-abas de cada funil
2Nome + o que essa etapa conta como
3Adicionar etapa
- Existem três sub-abas — Pré-vendas, Cirurgias, Relacionamento — a mesma estrutura vista no Kanban (seção 2).
- Cada etapa mostra o nome e "conta como" — a categoria real por trás dela (Lead Recebido, Contato Realizado, Consulta Agendada, Compareceu, Proposta Enviada, Fechado, Perdido), usada em todos os relatórios.
- Arraste pelo ícone de pontinhos para reordenar; use a seta para cima/baixo como alternativa. A ordem aqui é a ordem das colunas no Kanban.
- Para criar uma etapa nova, escreva o nome no campo e clique "Adicionar" — escolha a categoria com cuidado, ela decide como esse lead entra nos relatórios.
- O ícone de lápis renomeia uma etapa existente; o de lixeira apaga — só faça isso sabendo para onde os leads que estão nela vão migrar.
Etapa não é o lugar para controlar "quantas vezes eu já tentei" — isso a cadência automática já calcula sozinha (seção 3). Etapa nova só quando for uma posição real e diferente no processo.
11 Regras de uso — o que sempre vale, em qualquer tela
Referência rápida — cada uma tem a explicação completa na seção correspondente acima.
Etapa do Kanban
- ✗ Nunca mova o card só para "lembrar de tentar de novo" — isso é atividade (registrar no lead), não mudança de etapa. Seção 3
- ✗ Nunca existe "Agendado" sem agendamento real por trás — arrastar para lá abre o formulário sozinho, obrigando o registro. Seção 2
- ✗ Nunca dá para mover manualmente para Compareceu ou Ganho sem um agendamento com "Compareceu" registrado nele — o sistema bloqueia, na tela e no banco.
- ✓ O jeito certo de avançar para Compareceu é marcar "Compareceu" no próprio agendamento (Agendamentos) — o card se move sozinho. Nunca arraste manualmente para isso.
Contato e cadência
- ✗ Nunca marque "O paciente respondeu de verdade" só por ter enviado mensagem — é só quando ele respondeu mesmo. Seção 3
- ✓ A cadência (quando é a próxima tentativa) é calculada pelo sistema — contato inicial e pós-proposta têm réguas diferentes, nenhuma das duas é escolhida por quem opera.
- ✗ "Próximo contato" (campo manual) é só para exceção real — paciente pediu uma data específica, fora da régua. Não é o jeito normal de controlar quando ligar.
Qualificação, Convênio, Indicação
- ✗ Nunca dá para marcar "Qualificado" direto — os 4 Padrões (fato objetivo) é que decidem o status, sozinhos. Seção 4
- ✓ Convênio não atendido: siga o fluxo até a pergunta de particular, não pule direto para perder o lead.
- ✗ "Ganho" (consulta paga) não significa Indicação Cirúrgica automaticamente — são separados de propósito, para não assumir indicação que ainda não existe.
- ✓ Marcar Indicação Cirúrgica = Sim entra o lead sozinho no funil de Cirurgias — não crie o lead lá manualmente.
Financeiro
- ✗ Nunca digite o valor no Indicadores primeiro — o financeiro nasce do agendamento pago ou do lead fechado. Registro manual é só para exceção real. Seção 8
- ✓ "Fechado" (pagamento combinado) não significa Cirurgia Realizada automaticamente — separados de propósito, mesma razão da Indicação.
- ✓ Marcar Cirurgia Realizada = Sim entra o lead sozinho no funil de Relacionamento.
- ✓ Uma vez que existe financeiro real para o lead, ele é o "Valor do Tratamento" mostrado — a estimativa do formulário só vale antes disso, nunca os dois ao mesmo tempo.
Configurações e estrutura
- ✗ Etapa nova no funil só quando for uma posição real e diferente — nunca para controlar "quantas vezes eu já tentei" (isso é a cadência automática). Seção 10
- ✓ "Conta como" de cada etapa decide como ela entra em todo relatório — escolha com cuidado ao criar uma etapa.
Rastreabilidade e dado não retroativo
- ✓ Toda mudança nos blocos calculados (Padrões, Convênio, Indicação, Cirurgia Realizada) fica registrada — quem mudou e quando, na linha do tempo do lead.
- ✓ Troca de etapa também fica registrada sozinha, sem precisar anotar nada à parte.
- ✗ Data de entrada, data de contato e data de fechamento devem refletir quando o evento aconteceu de verdade — não ajuste uma data depois só para o número "encaixar" num mês diferente do que realmente foi.
Ações sem volta
- ✗ Excluir cliente (Matriz) é definitivo — apaga leads, agendamentos, financeiro e usuários daquele cliente, sem desfazer.
- ✗ Excluir usuário é definitivo — sem desfazer.